نرم افزار BPMS (مديريت فرايند هاي كسب و كار ) راهكارهايي است كه به سازمانها كمك ميكند تا كارايي كسب و كارشان را بهبود بخشند.در واقع اين مجموعه راهكارها ،كارايي و اثربخشي هر سازمان را با اتوماتيك نمودن فرايند كسب و كار آن سازمان بهينه مي سازد. هدف نرم افزار BPMS يكپارچه سازي فرايند ها ،عمليات و اطلاعات مي باشد.

ايجاد چنين زير ساخت پويايي ،نيازمند شناسايي جريانهاي كاري ،قوانين كسب و كار ،صاحبان فرايند ها و نقشهاي مناسب براي انجام فعاليتها است.به موازات اين شناخت ،نرم افزار جامعي براي مديريت يكپارچه اطلاعات لازم مي باشد.
BPMS يك رويكرد و روش براي مديريت فرايند ها و اطلاعات است و ممكن است در قالب سيستمهاي مختلف نرم افزاري بروز كند اما آنچه مهم است وجود زير ساخت و چارچوب نرم افزاري براي تسريع در توسعه و تغيير نرم افزارهاي كاربردي درون سازماني است.
يكي از مهم‏ترين مشكلات و چالش‏هاي پيش روي مديران شركت‏ها و سازمان‌ها، نحوه مديريت گردش كار و پيگيري امور محوله به افراد آن مجموعه مي‏باشد. روش‌هاي مرسوم مبتني بر يادداشت‏هاي كاغذي و يا پيگيري‏هاي تلفني و ... ، هيچ‏كدام نمي‌تواند پاسخگوي نيازهاي يك مجموعه كارآمد و هدفمند باشد. وابستگي امور ارجاعي به اشخاص از جمله؛ حضور فيزيكي، عدم دسترسي به اطلاعات در هر لحظه، كندي انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتايج پيگيري‏ها در غياب فرد مسئول و عدم تعيين تاريخ سررسيد به‌عنوان ضعف سيستم‏هاي سنتي در شركت‏ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.
تمامي فرآيندهاي سازمان داراي يك روند اجرايي هستند كه به بخش‌هاي مختلف تقسيم شده و با زمان‌بندي مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام مي‌شوند. در واقع هر وظيفه در يك سازمان از وظايف كوچكتري تشكيل شده است كه به طور معمول اين وظايف توسط افراد مختلف انجام مي‌شود. در اين ميان دو نكته مهم و اساسي قابل توجه است:
1. مديريت گردش كار، كه شامل انتساب وظايف به افراد مورد نظر مي‌باشد.
2. مديريت زماني كه موجب مي‌شود تا وظيفه اي پس از انجام توسط يك كارمند به كارمند بعدي برسد.
براي دستيابي به اين اهداف، ابتدا بايد گردش كار و نحوه‌ي اجراي فرآيندها در يك سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهاي مربوط به اين گردش كارها رسم شده و مورد بازبيني قرار گيرند. در بسياري از موارد با حذف و يا اضافه كردن بخشهايي از فعاليتها، گردش كار در يك سازمان مورد تحول اساسي قرار گرفته و بازدهي سازمان و سرعت انجام وظايف را بهبود مي‌بخشد.
مديريت فرآيندها و گردش كار شماران( نرم افزار BPMS ) با شناسايي نيازها و روند فرآيندها و در نظر گرفتن زمان‌بندي مناسب جهت اجراي امور، قادر خواهد بود كه گردش كارهاي متفاوتي را تعريف نمايد.با ايجاد گردش كار، فرآيندهاي سازمان به سادگي به‌صورت اتوماتيك مرحله به مرحله انجام خواهند شد و مسئوليت و وظايف افراد در سازمان مشخص و قابل كنترل خواهند گشت.

يكي ديگر از ويژگي‌هاي نرم‌افزار اتوماسيون اداري شماران، بهره‌مندي از Intelligence Workflow جهت تعريف فرآيندهاي شناسايي هوشمند است. در اين فرآيند كاربر نياز دارد كه بر اساس پارامترهاي موجود در سازمان همچون مهارت، حضور، ترتيب، حجم كار و ... به‌صورت هوشمند و اتوماتيك شخص مورد نظر را جهت انجام كار انتخاب نمايد كه اين نوع فرآيند مي‌تواند تمام پارامترهاي كاربر را در يك مدل هوشمند و رابطه‌اي دريافت نموده و در فرآيند اصلي جهت انتخاب كاربر انجام دهنده بگنجاند.
برخي از فرآيندهاي قابل تعريف در مديريت فرآيندها و گردش كار سازمان شماران:
 فرآيند درخواست مساعده
 فرآيند درخواست و اعطاي وام
 فرآيند درخواست خريد كالا/ خدمات
 فرآيند نظام پيشنهادات و انتقادات
 فرآيند درخواست خدمات كامپيوتري
 فرآيند ارايه خدمات پشتيباني
 فرآيند درخواست مرخصي ساعتي و روزانه
 فرآيند ماموريت داخلي ساعتي و روزانه
 فرآيند درخواست اضافه كاري
 و صدها فرآيند ديگر كه توسط مديران سيستم قابل تعريف است
قابليت‌ها و امكانات ويژه اين سيستم عبارتند از:
 ايجاد، ذخيره، بازيابي و ويرايش گردش‌ كار و فرآيندها به‌صورت گرافيكي
 تعريف شروط و تصميم ‌گيري در مراحل مختلف گردش ‌كار و فرآيند
 امكان معرفي چارت سازماني و منابع سازماني به موتور گردش كار
 مديريت و اجراي چندين فرآيند همزمان
 انجام پردازش‌هاي اتوماتيك در مراحل مختلف يك گردش كار
 تعيين مهلت پاسخ (اقدام) در هر قسمت در گردش كار
 مشاهده مراحل گردش كاري طي شده به‌صورت گرافيكي
 ارجاع اتوماتيك نامه بر اساس يك شرط از پيش تعريف شده در ابزار هوشمند گردش كار
 امكان ارتباط با بانك هاي اطلاعاتي ديگر و اعمال شروط مورد نظر
 امكان تفويض اختيار توسط مدير
 امكان خروج از فرآيند توسط مدير
 امكان مرجع كردن يك گردش كار بر اساس سيستم Task
با بهره‌مندي از ابزار طراحي فرآيند شماران، فرآيندهاي سازمان به سادگي به صورت گرافيكي مرحله به مرحله قابل طراحي خواهند بود و مسئوليت و وظايف افراد در سازمان بر اساس چارت و يا روال‌هاي سازماني به اين مراحل اختصاص مي‌يابد.
 تعريف كامل يك فرآيند و تعريف دسترسي‌هاي هر فعاليت‌
 امكان اتصال چارت سازماني به فرآيند
 تعريف نحوه عملكرد هر يك از فعاليت‌ها در درون سيستم
 عدم نياز به تعريف فرآيندها به‌صورت دستي در داخل برنامه
طراحي و ايجاد فرم‌هاي الكترونيكي جهت ثبت فعاليت‌ها، به سادگي توسط كاربران در ابزار فرم‌ساز شماران قابل پياده‌سازي مي‌باشد. فرم‌ها و اطلاعات ثبت شده در آنها قابل ويرايش و جستجو مي باشند.
مديريت، ايجاد و ويرايش انواع فرم‌ها و انواع فيلدهاي داده (جعبه متني، جعبه متني چند خطي، برچسب، تاريخ، ساعت، كلمه عبور و ...) در اين ابزار امكان پذير مي‌باشد.
از ويژگي‌هاي اين ابزار، مي‌توان به ايجاد فرم‌هايي كاربردي مطابق با نياز و سليقه‌ي مسئول طراحي، جهت ثبت و ذخيره سازي اطلاعات اشاره نمود.
سيستم‌ساز ابزار پيشرفته‌اي پس از فرم‌ساز مي‌باشد كه مي‌توان علاوه بر تعريف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتي، ارتباط بين آنها را نيز تعريف نمود. با توجه به اتصال سيستم‌ساز به محيط گردش كار، مي‌توان اين سيستم را در درون سازمان به صورت فرآيندي به كار گرفت.
 امكان تعريف فرم دايناميك به منظور‌هاي خاص و گردش آنها بر اساس موتور Workflow
 مديريت، ايجاد و ويرايش انواع فرم هاي اداري و سازماني به صورت پيشرفته (فرم مرخصي ساعتي، روزانه، خريد كالا و ...)
 امكان تخصيص دسترسي به فرم‌ها و ارجاع فرم تكميل شده به كارتابل شخص مربوطه جهت پيگيري و رسيدگي
 امكان جستجوي اطلاعات بر اساس تمامي فيلدهايي كه در هنگام تعريف فرم به‌عنوان جستجو شاخص گذاري شده‌اند
 امكان ثبت و ويرايش اطلاعات در يك فرم و ارسال آن به كارتابل جهت رسيدگي، اقدام، پيگيري وضعيت و پاسخ آن از طريق كارتابل
 امكان تعريف فرم و گردش آن بر اساس سلسله مراتب سازماني
 امكان تعريف فرم و گردش آن بر اساس مرجع
 تعريف فرم‌هاي اطلاعات پايه توسط كاربر
 تعريف فرم‌هاي عملياتي توسط كاربر
 امكان اتصال فرم‌هاي عملياتي تعريف شده توسط كاربر به موتور گردش كار
 امكان گزارش‌گيري از فرم‌هاي عملياتي به‌صورت فرآيندي و غيرفرآيندي
 امكان تعيين ارتباط بين فرم‌ها و استفاده از اطلاعات هر يك از آنها در درون يكديگر
 امكان ارتباط بين اطلاعات پايه به‌صورت پدر و فرزند
نرم‌افزار اتوماسيون اداري شماران قابليت اتصال به سيستم‌هاي اطلاعات مديريت را دارا مي‌باشد. از ويژگي‌هاي منحصر به‌فرد اين نرم‌افزار امكان اتصال به نرم‌افزار جامع و يكپارچه پويا (در حوزه‌هاي؛ مالي، اداري، بازرگاني، توليدي و مهندسي) و همچنين ساير سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS) محسوب مي‌گردد. با بهره‌مندي از اين امكان، سيستم‌هاي اطلاعات مديريت از يك مدل مردابي و ساكن به يك مدل فرآيندي و پويا تبديل مي‌گردد و گزارشات متنوعي از اين سيستم‌ها در اختيار مديران قرار مي‌گيرد و نتيجه كار، به سيستم متصل شده انتقال مي‌يابد.
 تعريف يك فيلد در فرم‌ساز به‌طوريكه به‌توان اطلاعات آن را از طريق سيستم متصل شده در جدول مشخصي مقداردهي نمود.
 امكان گزارش‌گيري از فيلد تعريف شده در سيستم گزارش‌گيري گردش ارجاعات
 امكان گردش فرم‌هاي تعريف شده بر منطق سيستم گردش كار و فرآيندساز
نرم افزار پويا نياز شركتها به داشتن سيستمهاي اطلاعاتي مديريت در سازمان را با رويكرد يكپارچكي مرتفع ساخت . در اين رويكرد با تهيه يك نرم افزار متشكل از زير سيستمهاي مستقل ولي مرتبط با يكديگر طراحي گرديد كه نياز مربوطه را مرتفع مي ساخت.با اين حال مشكل اساسي كه خودنمايي ميكرد رويكرد شركتها به فرايندي شدن زنجيره كاري بود .
در واقع اين رويكرد اين نقطه نظر را دنبال مي كرد كه علاوه بر يكپارچگي اطلاعات ،وجود وحدت رويه در توسعه و مديريت فرايند هاي كسب و كار در اين سازمانها از اهميت بالايي برخوردار است كه نيازمند آن مي باشد كه پس از پياده سازي فرايند ها و زير سيستمها در حوزه عملياتي سازمانهاي بزرگ نوبت به تعامل بين واحد هاي سازماني مي رسد .
نرم افزار پويا فرايندي اين امكان را فراهم مي سازد كه شركتها با راه اندازي نرم افزار يكپارچه پويا براي مديريت اطلاعات حوزه كاري زير ساخت قدرتمندي را براي اجراي فرايندهاي مورد نياز هر كسب كار كسب ايجاد نمايد ،سپس با استفاده از ابزارهاي نرم افزار BPMS در مدت زمان كوتاهي فرايندهاي سازمان را به اجرا در آورند.در اين نرم افزار ابزاري براي هر بخش ديده شده است كه براي تعريف آنها نيازي به برنامه نويسي نمي باشد و عموماً كاربران مي توانند به جاي برنامه نويسان در چارچوبي خاص آنها را مشخص نمايند.

به زبان ساده تر با استفاده از پويا فرايندي مديريت يكپارچه اطلاعات و راهبري همزمان فرايند ها امكان پذير ميگردد و با استفاده از نرم افزار BPMS تعامل بين واحد هاي سازماني با ايجاد فرايندهاي مختلف كسب و كار امكان پذير ميگردد .

هدف از نرم افزار پويا فرايندي را مي توان طراحي ،اجرا و بهبود فعاليتهاي بين واحد هاي سازماني دانست كه در آن فرايند ها،سيستم اطلاعاتي يكپارچه پويا و افراد به هم پيوند ميخورند .همچنين به لحاظ راهبردي پويا فرايندي را مي توان براي مديريت و بهبود عملكرد يك كسب و كار ،از طريق بهينه سازي فرايند هاي كسب و كار در يك چرخه از مدل سازي با اجراي BPMS دانست.

منبع:نرم افزار bpms