در بازار رقابتي امروزي توجه به مساله فروش، عرضه مستقيم كالا و توزيع درست محصولات باعث افزايش سود شركت‌هاي توليدي و پخش مي‌گردد. لذا مديران در نظر دارند با عرضه مناسب محصولات خود با در نظر گرفتن زمان تحويل، پراكندگي جغرافيايي و سود فروش، ضمن ارايه خدمات مناسب به مشتريان بيشترين بهره‌وري را متوجه سازمان خود نمايند.
ثبت دريافت سفارش از مشتريان، تحويل كالا به مشتريان، وصول مطالبات و كنترل حساب مشتريان، فروشنگان و بازارياب‌ها در نرم‌افزار توزيع و پخش شماران به سهولت انجام مي‌پذيرد. از ويژگي‌هاي منحصر به فرد اين نرم‌افزار ارتباط كامل با ساير نرم‌افزارهاي مرتبط از جمله؛ حسابداري، خزانه‌داري، انبار، فروش و ... است كه مانع دوباره كاري در ورود اطلاعات و عدم مغايرت در گزارشات خواهد بود.
امكانات
- امكان تعريف مناطق مسيرها ،سمت‌هاي فروش و گروه عوامل فروش
- امكان تعريف كميسيون پلكاني براي عوامل فروش
- امكان تعريف سطوح قيمتي فروش جهت استفاده در بخشنامه فروش
- معرفي نحوه پرداخت فاكتورهاي فروش
- تعريف بخشنامه‌هاي فروش و عوامل فروش به صورت تاريخي
- معرفي قوانين اعمال تخفيفات دوره‌اي و جوايز جنسي
- معرفي وسايط نقليه حمل كالا و تعيين ظرفيت و حجم هر يك
- فرم ثبت ويزيت روزانه مشتريان
- فرم ثبت سفارشات مشتري ارائه‌شده از سوي بازارياب‌ها
- فرم تأييد سفارشات ثبت‌شده جهت قطعي كردن آن
- صدور گروهي فاكتور فروش و حواله خروج كالا گروهي از طريق سفارشات ثبت‌شده
- فرم سهميه‌بندي عوامل فروش به ميزان هر كالا در هر مقطع زماني جهت كنترل و توزيع يكسان محصولات در تمامي مناطق و نواحي
- برنامه‌ريزي فروش جهت مشتريان جديد
- محاسبه خودكار تخفيف و جوايز تعلق‌گرفته به هر سفارش و درج آن در انتهاي هر سفارش و نيز امكان تغيير آن در زمان تأييد سفارش
- امكان فروش توزيعي گرم و تبديل هر عامل فروش به همراه وسيله نقليه وي به عنوان يك فروشگاه كوچك و نگهداري و كنترل موجودي و گردش كالاهاي فروش رفته نزد ايشان
- محاسبه خودكار سهم كميسيون بازارياب و فروشنده و ساير عوامل فروش هنگام ثبت فاكتور فروش و صدور اتوماتيك سند مربوط به آن
- امكان صدور سند پورسانت ،عوامل فروش براي هر فاكتور
- كنترل سقف اعتباري براساس هر مشتري
- امكان سفارش گيري افلاين و انلاين
- امكان رهگيري وسايل نقليه
گزارشات
- گزارش مشخصات مشتريان
- گزارش مشتريان ويزيت شده
- گزارش آخرين فاكتور خريد مشتريان
- گزارش مشتريان يك عامل فروش از آخرين فاكتور
- گزارش آماري ويزيت به تفكيك كالا
- گزارش چك‌هاي برگشتي به تفكيك عوامل فروش
- گزارش مرجوعي فروش به تفكيك علت برگشت
- گزارش مانده حساب مشتريان هر عامل فروش
- گزارش آماري ويزيت ها به تفكيك عامل فروش
- گزارش فروش به تفكيك عامل فروش
- گزارش فاكتورهاي فروش به تفكيك عوامل فروش
- گزارش عوامل فروش به تفكيك كالا
- گزارش مشتريان به تفكيك عامل فروش از آخرين فاكتور
- گزارش مرجوعي‌هاي فروش به تفكيك كالاهاي هر عامل
- گزارش كميسيون پلكاني
- گزارش وضعيت چك‌ها مرتبط با عامل فروش
- كاردكس موجودي كالاي وسيله نقليه
- كارنامه مشتريان به تفكيك دريافت‌ها به صورت تفصيلي
- گزارش فروش بيش از سقف اعتباري
- گزارش وضعيت مشتريان به تفكيك فعال، غيرفعال و بد حساب
- گزارش تأخير در ويزيت مشتريان
- گزارش فروش بر اساس مسير
- گزارش فروش به مشتريان
- گزارش فروش مقايسه‌اي در ماه‌هاي سال
- گزارش وضعيت كلي مشتريان
- گزارش مقايسه‌اي درخواست‌هاي مشتري و فروش
- جدول مقايسه‌اي بازارياب‌ها و مناطق
- گزارش بازارياب‌ها به تفكيك مناطق
- گزارش مقايسه‌اي عملكرد بازارياب‌ها
- گزارش چك‌ها بر اساس بازارياب‌ها
- گزارش فروش بازارياب‌ها بر اساس نوع دريافت
- گزارش ليست چك و وجوه نقد
- گزارش فروشنده‌ها به تفكيك مناطق
- گزارش مقايسه‌اي فروشنده‌ها
هدف از توزيع و پخش رساندن محصول در زمان ومكان مناسب به مشتريان مورد نظر مي باشد. در فرايندهاي بازاريابي جديد نقش توزيع و پخش بسيار مهم تر از تبليغات است، چه بسا در بسياري از موارد با گستردگي تبليغات، به علت ضعف در فرايند توزيع و پخش امكان به موقع رساندن محصول به مشتريان وجود ندارد.
در جوامع امروز وابستگي به نام هاي تجاري در حال توسعه و تغيير مي‌باشد و مشتري الزامي به خريد محصول از شركت A را ندارد، بلكه ميتواند محصول شركت B و يا هر شركت ديگري را خريداري نمايد و يا نهايتا محصولي را كه از طريق شبكه توزيع و پخش در زمان و مكان مورد نياز در دسترس مي باشد را تهيه مينمايد.
با اين ديدگاه در سال‌هاي اخير شركت‌هاي توليدي بر روي توزيع و پخش و كنترل اين فرايند كه نيازمند يك سيستم يكپارچه مي‌باشد، تمركز بيشتري نموده‌اند.
امروزه شركت‌هاي توليدي كه حجم وسيعي از كالا با برندهاي معتبر را توليد مي‌نمايند، با آگاهي از اهميت بالاي توزيع و پخش به موقع ودسترسي آسان به كالا براي مشتريان، مجموعه اي از شركت‌ها، توزيع و پخش خود را به صورت تخصصي راه‌اندازي نموده‌اند كه اين مجموعه ها در حال حاضر از شركت‌هاي قوي و معتبر توزيع و پخش در كشور محسوب مي شوند.
نكته حائز اهميت اين است كه به طور معمول شركت‌هاي توليدي بزرگ كه داراي شبكه‌هاي توزيع و پخش مستقلي هستند، معمولاً از برندهاي معتبري مي‌باشند كه ازحضور فعال‌ي در بازار برخوردارند كه از اين طريق سودهاي كلاني از محل فروش محصولات براي كارخانه هاي خود ايجاد مي‌نمايند. اما شركتهايي كه با شبكه‌هاي توزيع و پخش ديگري فعاليت دارند، از اين مزيت‌ها برخوردارنمي‌باشند و يا كم بهره‌اند كه اين شرايط هزينه‌هاي سرسام‌آوري را براي توزيع و پخش محصولات و تقويت جايگاه برند در بازار در بردارد.
يكي از مشكلاتي كه بازار ايران با آن مواجه مي‌باشد، رقابت شركت‌ها براي ارائه كالا و خدمات مطلوب با نازل‌ترين قيمت است. زيرا به دليل ارتباط مستقيم قيمت با قدرت پرداخت مصرف‌كننده، يكي از شاخص‌هاي اساسي تصميم‌گيري مشتري براي خريد كالا يا خدمات، قيمت آن مي‌باشد.
راهكار شركت‌هاي توليدي براي حفظ مناسب نگه‌داشتن اين هزينه‌ها، افزايش حجم توليدات، توسعه بازارهاي تحت پوشش و حضور در ساير بازارهاي غيرفعال مي‌باشد تا از اين طريق بتوانند هزينه‌هاي ثابت خود را با حجم بيشتري از توليد سرشكن نمايند و همچنين از اين راه بتوانند بهاي تمام‌شده كالا را كاهش دهند و در نهايت حاشيه سود خود را افزايش دهند.
نكته اساسي در اين راهكار كنترل هزينه‌هاي سربار شركت از طريق توليد تا توزيع و پخش است. بنابراين مجموعه‌ها و مجتمع‌هاي بزرگ توليدي به منظور دست‌يابي به اين هدف، نيازمند سيستم يكپارچه هستند تا بتوانند كليه فرايندهاي توليد، توزيع و پخش خود را ثبت و همچنين امكان گزارش گيري نيز وجود داشته باشد.
يك سيستم توليدي و توزيع و پخش مي‌بايست 7 دسته‌ي اصلي از وظايف را به انجام برساند كه عبارت‌اند از:
- توليد
- ذخيره‌سازي و انبار كالا براي توزيع
- دريافت سفارش از مشتريان
- تحويل كالا به مشتريان
- وصول مطالبات
- كنترل و دريافت اطلاعات از بازار
- محاسبات بهاي تمام‌شده از توليد تا توزيع و پخش كالا
حيات شركت‌هاي توليدي وابسته به كنترل تمامي هزينهاي خود مي‌باشد. كنترل اين هزينه‌ها منوط به دست آوردن بهاي تمام‌شده توليد، فروش و توزيع و پخش است و عدم كنترل هر كدام از اين بخش‌ها خطري براي شركت به‌حساب مي‌آيد.
مجزا نمودن توزيع و پخش و يا اصطلاحاً جزيره‌اي دانستن فرايند توزيع و پخش باعث عدم تمركز برروي هزينه‌هاي مالي اين بخش در بهاي تمام‌شده وكالاهاي فروش رفته است. اين شرايط تصميم‌گيري يكپارچه مديريت را نيز دچار مشكل مينمايد. به عبارت ديگر، در بلند مدت شركت‌هاي توزيع و پخش بعلت جزيره‌اي بودن و به‌دليل ايجاد منابع مالي در سازمان عملاً به توليدكننده خط مشي مي‌دهد و در نتيجه توليدكننده مي‌بايست تابع تصميمات پخش كننده باشد.
توجه بيش از حد به تصميمات پخش‌كننده محصول، بدون در نظر گرفتن ساير اطلاعات سازمان و هزينه‌هاي ايجاد شده در ساير بخش‌هاي ديگر هميشه شركت‌هاي توليدي را با اين خطر روبرو مي‌سازد كه آيا توزيع و پخش محصولات هزينه‌هاي ايجادشده براي توليد كالا را دربر مي‌گيرند و يا براي از دست ندادن بازار و فرصتهاي ايجادشده سفارش گذاري مينمايد.
نرم افزار توزيع و پخش شركت شماران سيستم به‌دليل يكپارچه بودن، مديريت متمركزي بر روي فرايندهاي شركت دارد. اين نرم افزار تمامي فرآيند از توليد تا رسيدن محصول به دست مشتري را ثبت مينمايد.
در واقع در هر لحظه مديريت ميتواند تصميم‌گيري نمايد كه توزيع و پخش يك محصول را به دليل هزينه‌هاي زياد كم نمايد و يا برعكس با بالا بردن توزيع و پخش محصول امكان سرشكن كردن هزينه‌هاي سربار روي ميزان بالاتري از توليد فراهم آورند و بدين صورت بهاي تمام‌شده را كاهش دهند.
در بسياري از مطالعات صورت گرفته در پروژه‌هاي شركت شماران سيستم، يكي از دلايلي شكست نرم افزار توزيع و پخش عدم اطلاع واحد توزيع و پخش از ظرفيت توليد مي‌باشد كه در نرم افزار توزيع و پخش شماران به دليل متمركز بودن سيستم سفارش دهي و سيستم سفارش گذاري برنامه‌ريزي توليد، مشكلاتي از قبيل عدم توجه به ظرفيت‌هاي توليد وجود نخواهد داشت.
نرم افزار حسابداري