شماران سيستم

كاربرد فناوري اطلاعات در محيط حسابداري

- واژه‌ي فناوري اطلاعات مفهومي گسترده دارد. تا سال 1980 رايانه تنها ‌فناوري بود كه تحت عنوان فناوري اطلاعات پوشش پيدا مي‌كرد. در حال حاضر فناوري اطلاعات تبديل به چتري شده است كه مصاديق آن شامل گروهي از تجهيزات، خدمات، كاربردها ‌و فناوري‌هاي پايه مي‌باشد. (دهقان نيستانكي و همكاران، 1391). جامعه‌ي رسمي آمريكا در سال 1998 اعلام داشت: حرفه‌ي حسابداري بايد مهارت‌هاي لازم را براي استفاده از ابزارها و فناوري‌هاي مؤثر و كارآمد كسب كند. كميته‌ي تغييرات حسابداري اين نظر را ارائه كرد كه باتوجه به تأثير‌پذيري سريع سازمان‌ها از فناوري، حرفه‌ي حسابداري نيزبايد نقش‌هاي جاري و آتي فناوري اطلاعات در سازمان‌ها را درك كند.

در گذشته، تأثير شگرف فناوري اطلاعات بر حرفه حسابداري، براي جامعه‌ي حسابداران حرفه‌اي نگران‌كننده بود. براي مثال انجمن حسابداران خبره در استراليا در سال 1998، گزارش كردند: همان طور كه بخش تجارت به مهارت‌هاي تجاري كلي و استراتژي نياز دارد، حسابداران نيز به مهارت‌هاي گسترده‌اي در زمينه‌ي فناوري اطلاعات نياز دارند. (بيمن و ريچاردسون، 2007). با توجه به‌ اينكه استانداردهاي حسابداري در طول ساليان بدون تغييرات اصلي، ثابت باقي مانده اما فناوري اطلاعات روز به روز در حال تغيير مي‌باشد، كميته‌ها و جامعه‌ي حسابداري به تغيير در آموزش حسابداران نيازمند بودند كه اين تغيير به كمك افزايش دانش سيستم‌هاي اطلاعاتي و دانش فناوري اطلاعات امكان پذير مي‌باشد كه اين امر باعث تسهيل فرآيند محاسبات و همچنين ارائه‌ي بهتر داده‌هاي تجاري براي تصميم‌گيري ‌مؤثرتر خواهد بود. علاوه بر اين فناوري اطلاعات تأثير بسزايي بر روي هزينه‌ها خواهد داشت. در واقع فناورياطلاعات باعث بهبود مؤثر در بخش‌هاي حسابداري و همچنين صرفه جويي در زمان و افزايش دقت محاسبات مي‌گردد. (مورتي و همكاران، 2012).

برنامه هاي يكپارچه حسابداري قادرند با بهره‌گيري‌از فناوري اطلاعات، سيستم‌ها و عمليات موجود در سازمان‌ها را‌ يكپارچه كنند و در قالب‌ يك پايگاه اطلاعاتي واحد در دسترس قرار دهند. دهقان نيستانكي و همكاران (1391) طي مقاله‌اي به اين نتيجه رسيدند كه پيشرفت‌هاي فناوري اطلاعات تقاضا را براي حسابرسي فناوري اطلاعات افزايش داده است. از اين رو حسابرسان مستقل كه نقش اصلي آنها، اعتبار دهي به اطلاعات حسابداري است، بايد براي ارائه خدمات حسابرسي به روز و افزايش كارايي در حسابرسي، به حسابرسي فناوري اطلاعات روي آورند. مورتي و همكاران (2012) به بررسي كاربرد فناوري اطلاعات در تصميم‌گيري ‌حسابداري مديريت پرداختند. نتايج حاصل از اين پژوهش نشان مي‌دهد كه بكارگيري ‌فناوري اطلاعات در بخش حسابداري مديريت در شركت‌ها، حسابداران را قادر به ارائه‌ي گزارش‌هاي مالي دقيق‌تري براي اتخاذ تصميمات بهينه مي‌سازد. همچنين وجود رابطه‌ي بسيار نزديكي بين مديريت، حسابداري و استفاده‌كنندگان فناوري اطلاعات ضروري است.

حسابداران به عنوان مديران، مشاوران و تامين كنندگان اطلاعات نقشي مهم در بهكارگيري فناوري اطلا‌عات در سازمانهاي بزرگ و كوچك دارند. حرفه حسابداري نيز در كل،تعهد دارد به تواناييها و شايستگيهاي لا‌زم حسابداران حرفه اي در زمينه فناورياطلا‌عات بپردازد و نشان دهد اين طيف از مجموعه فعال محيط كسب و كار، از طريق توسعهمداوم دانش حرفه اي خود، توان آشنايي با پيشرفتهاي فناوريهاي اطلا‌عات را دارد؛اگرچه حرفه حسابداري نيز با چالشهاي متعددي در زمينه فناوري اطلا‌عاتروبروست:
فناوري اطلا‌عات بر ساختار، كاركرد و مديريت سازمانها تاثير ميگذارد و تدوين راهبرد تجاري در واحدهاي اقتصادي بدون در نظر گرفتن راهبرد فناورياطلا‌عات ميسر نيست. در نتيجه ضروري است طرحريزي تجاري با طرحريزي فناوري اطلا‌عاتبه صورتي قوام يافته، يكپارچه شوند و كنترلهاي مالي و مديريتي موثر در سيستمهايجديد به وجود آيد.
فناوري اطلا‌عات ماهيت برنامه حسابداري و توجيهاقتصادي آن را دگرگون ساخته است.افزون بر اين، تعداد روزافزوني از حسابداران دررشته هاي مرتبط با فناوري اطلا‌عات سرگرم كارند. بنابراين درك درست حسابداران ازبازار خدمات و محصولا‌ت فناوري اطلا‌عات، اثربخشي كار آنها را افزايش ميدهد.
تغييرات فناوري اطلا‌عات بسيار سريع و گسترده است و تاثير روزافزونيبر واحدهاي تجاري در كل و فرايندهاي تجاري به طور ويژه دارد. فرايندهاي ايجاد، ثبت،پردازش و گزارشگري رخدادهاي تجاري هر روز در حال دگرگوني است و نقش و سهم انسان نيزبه تبع اين دگرگونيها پيوسته در حال تغيير است.
وقتي به بازار عرضه خدمات فناوري اطلا‌عات نگاهمي‌كنيم، ميبينيم درگذشته حسابداران مهمترين استفاده كننده اين خدمات بوده­اند. امابعد از مدتي با گسترده‌تر شدن دامنه نياز اطلا‌عاتي شركتها، مديران انفورماتيك نقشفعالتري در اين بازار برعهده گرفتند و نقش حسابداران در به كارگيري فناوري اطلا‌عاتدر سازمان كمرنگ شد و براي مدتي نگرش فني به فناوري اطلا‌عات و ارتباطات بر نگرشتجاري غالب آمد. در توسعه اين روند، استفاده از فناوري اطلا‌عات و ارتباطات درسـازمـانها به سطح گسترده‌تري ارتقا پيدا كرد و شركتها به سيستمهاي جامع اطلا‌عاتمديريت گرايش پيدا كردند. آن بخش از حسابداران نيز كه گرايش بيشتري به حسابداريمديريت داشتند و عرصه اطلا‌عات حسابداري را گسترده‌تر از حسابداري مالي مي‌ديدند بااين جريان همراه شدند واكنون نقش سازنده‌اي را در كنار متخصصان فناوري اطلا‌عاتبراي توسعه سيستمهاي اطلا‌عاتي برعهده دارند.

در گذشته كه امكانات زيادي براي تهيه اطلا‌عات وجود نداشت و محيطاقتصاد و بازار هم فاقد پيچيدگيهاي امروز بود، نيازهاي اطلا‌عاتي مديريت به وسيلهسيستمهاي حسابداري تامين مي‌شد. ولي به‌تدريج، با افزايش نيازهاي اطلا‌عاتي،سيستمهاي اطلا‌عات حسابداري هم توسعه پيدا كرد. اما اين توسعه، با تحولا‌تي كه درمحيط كسب و كار پديد آمد همگام نبود. شركتها در محيط رقابتي و تحت تاثير اقتصادجهاني نيازمند اطلا‌عاتي گسترده‌تر از اطلا‌عات حسابداري بودند. به‌طور همزمان،فناوري اطلا‌عات و ارتباطات نيز پيشرفتهاي شگرفي پيدا كرد و زمينه براي گذر ازبرنامه هاي مجزا و محدود حسابداري و ايجاد سيستمهاي جامع و يكپارچه اطلا‌عات مديريتفراهم شد.
امروزمدلسازي فرايندهاي كسب وكارچالشي جدي است و كارشناسان مالي نياز دارند مهارت و دانشخود را در اين زمينه توسعه دهند. پيشرفتهاي فناوري و سيستمهاي كامپيوتري جديد،قواعد و مدلهاي كسب وكار را به خوبي مديريت مي‌كنند و بخشهاي بسيار زيادي ازفعاليتها و وقايع تجاري بنگاه از جمله رويدادهاي مالي به صورت خودكار توسط نرمافزار هدايت و پيگيري مي‌شود. سازمانهاي مدرن كه از سيستمهاي كامپيوتري جديداستفاده مي‌كنند در زمينه‌هاي تخصصي از جمله تخصص مالي، به تكنيسين احتياج دارند ونياز آنها به متخصصان رده بالا‌ كاهش يافته است. در اين سازمانها گروه كوچكي ازتحليلگران در رده بالا‌ي مديريت قرار دارند كه ضمن تجزيه و تحليل و راهنمايي مديريتمواظب فرايندهاي كسب و كار و بهبود آنها و طراحي مدلهاي جديد كسب وكارند.
سيستمهاي كامپيوتري در محيط بنگاه از نگاه وظيفه اي به نگاه فراينديتحول پيدا كرده و توجه محوري به تخصصهاي منفرد و اين كه هركس وظيفه خودش را درستانجام دهد به كل فرايند كسب و كار سوق يافته است. بنابراين متخصصان بايد بافرايندهاي بنگاه به خوبي آشنا باشند تا بتوانند در شرايط جديد، نقشي كارساز ايفاكنند.

اصولا‌ً سيستمها براساس ضرورت و نياز پديد ميآيند و همچون ابزار كار شناخته مي­شوند كه هدفشان بهتر اداره شدن يك سازمان يا بخشياز يك سازمان يا بنگاه است، چه به صورت دستي توسط افراد اجرا شود، چه به صورتخودكار با كامپيوتر.
در كشور ما از گذشته نسبتاً دور به موجب قوانين مختلف ازجمله قانون تجارت و قانون ماليات، شركتها ملزم شدهاند دفاتر نگهداري و ترازنامه وسود وزيان تهيه و ارائه كنند. از طرف ديگر صاحبان سهام و ساير ذينفعان نيزفعاليتهاي شركت را مورد توجه قرار داده و به اطلا‌عات به خصوص اطلا‌عات مالي برايتصميمگيريها، نياز داشته­اند. در نتيجه شركتها ناگزير بوده‌اند كه سيستمي برايپاسخگويي به الزامات قانوني و ارائه اطلاعات به ذينفعان د اشته باشند.
درحال حاضر با گسترش فناوري اطلا‌عات يا به طور كاملتر فناوري اطلا‌عات وارتباطات(ICT)، سيستمهاي اطلا‌عاتي بسيار پيشرفت كرده و سرعت و دقت آنها بسيار زيادشده است. مسئله بُعد زمان و مكان در استفاده از اطلا‌عات حل شده است بهطوري كهاكنون يك مدير در هر جاي دنيا كه باشد مثل آن است كه در دفتر كارش نشسته و مي‌تواندتمام كارهايش را انجام دهد. بحث استفاده از سيستمهاي كامپيوتري آنقدر الزامي و عاديشده كه شركتها، مشابه استفاده از امكاناتي از قبيل آب، برق و تلفن ناگزير از بهكارگيري سيستمهاي كامپيوتري شدهاند.
امورمالي سازمان و كارشناسانمالي نقش ويژه‌اي در سيستمهاي اطلا‌عاتي سازمان دارند چرا كه همه عملياتي كه دربنگاه انجام مي‌شود، از توليد گرفته تا فروش و عمليات انبار و ساير فعاليتها، در برنامه حسابداري منعكس مي‌شود لذا برنامه حسابداري تصويري جامع از همه عمليات بنگاه را در خوددارد و به همين دليل است كه كارشناسان مالي با همه فعالتيهاي سازمان آشنايي پيدامي‌كنند و ديدگاهي فراگير به دست مي آورند؛ ديدگاهي كه در سطح بنگاه است نهوظيفه­اي.
نكته ديگري كه نقش كارشناسان مالي را در سيستمهاي اطلا‌عاتيبرجسته مي‌كند، مستندسازي است. امورمالي به دلا‌يل گوناگون از جمله رسيدگيهاي مستمركه از كار آن صورت مي‌گيرد، همه رويدادهاي مالي را به دقت مستند مي‌كند. سيستمهايكامپيوتري نيز متكي به اطلا‌عات و داده هاي درست و مستند هستند. يكي از عوامل مهمموفقيت يك برنامه حسابداري، اطلا‌عات درست و مستندي است كه به سيستم داده مي شود.
ازطـرف ديگر، كسب سود از هدفهاي مهم و اصلي همه بنگاهها و واحدهاي اقتصادي است. سوداز محاسبات برنامه حسابداري به دست مي‌آيد و همچنين اطلا‌عات مربوط به هزينه‌ها، درآمدها،خريد، فروش و... بخش مهمي از اطلا‌عات مورد نياز براي تصميمگيري در بنگاه است، گرچهتمام آن نيست. صورتهاي مالي تا مدتهاي دراز تنها اطلا‌عاتي بود كه از بنگاه دراختيار استفاده كنندگان قرار مي‌گرفت. در حقيقت يكي از مهمترين كاركردهاي برنامهحسابداري، كاركرد اطلا‌عاتي آن است.

كاردر
نكته مهمي كه من مي‌خواهم اشاره كنم اين است كهما در ايران هميشه از يك طرف فرصتها را از دست مي‌دهيم و از طرف ديگر دنبالراه‌حلهاي فوري مي‌گرديم. مي‌خواهيم با يك كپسول تمام بيماريهايمان را مداوا كنيم. دستيابي به يك سيستم كامپيوتري جامع مثل ئي آر پي(ERP) الزاماتي دارد كه نمي‌توان آنها را نديده گرفت. در صنعت نفت مسيري را كه دنبال كرده‌ايم براي شما توضيحمي‌دهم.

در سياستهاي كلي نظام چشم‌اندازي براي صنعت نفت تصوير شده كه در بينكشورهايي با صنايع نفت ملي شده نفر اول يا دوم باشيم. از طرفي در بحث پياده‌سازياصل 44، مشخص شده است كه چه بخشي از صنعت نفت در حاكميت دولت باقي خواهد ماند. براساس سياست كلي نظام لا‌زم بود سياستهاي تفصيلي روشن شود. از يك شركت بين‌الملليمعتبر خواستيم كه در اين زمينه مطالعه انجام دهد. در اين مطالعه ماموريت و رسالتصنعت نفت براي رسيدن به چشم‌انداز تعريف و نقشه راه تهيه شد و در نقشه راه بيش ازصد برنامه كار وجود داشت كه يكي از آنها ايجاد سيستم ئي آر پي بود.

از اينتوضيح اين نتيجه را مي‌گيرم كه پياده كردن ئي آر پي زماني يك چالش پرمخاطره است كهاز صد برنامه كار براي رسيدن به هدف تنها به دنبال يكي از آنها يعني ئي آر پيباشيم. ئي آر پي يك جزء از يك مجموعه است. در غرب و در سازمانهايي كه ئي آر پي باموفقيت اجرا شده، همه برنامه‌ها به اجرا درآمده است.

در استقرار سيستمهايكامپيوتري جامع، اولين مسئله مديريت رده بالا‌ست. مديريت بايد بپذيرد كه سيستمهايكامپيوتري پيشرفته از الزامات است و به صورت قطعي و هدفمند تصميم بگيرد كه به آندست يابد.

مسئله بعدي، پايداري پروژه‌هاي فناوري اطلا‌عات است كه نبايد باتغيير مديريت آسيب ببيند. اگر تامين سيستمهاي اطلا‌عاتي پذيرفته شد بايد قالب يكپروژه رسمي را به خود بگيرد و تدبيرهاي لا‌زم براي به نتيجه رسيدن آن در نظر گرفتهشود. در كشور ما پروژه‌هاي سختافزاري چون به چشم ديده مي‌شود از بين نمي‌رود. شايدطولا‌ني بشود ولي به يكباره نديده گرفته نمي‌شود . چون همه با چشم پيشرفت كم يازياد آن را مي‌بينند، مدير بعدي پروژه را دور نمي‌ريزد. ولي در پروژه‌هاينرم‌افزاري اين گونه نيست. چون چيزي ديده نمي‌شود آن را باور نمي‌كنيم و فكرمي‌كنيم مخارج انجام شده هيچ دستاوردي نداشته و چون آن را باور نداريم از آن پس نيزآن را ادامه نمي‌دهيم.

يكي ديگر از چالشها مسئله بومي كردن است. مديريتسازمان بايد تصميم قطعي بگيرد كه سيستم تامين شده را مستقر كند و بپذيرد كهفرايندها را طبق سيستم جديد تغيير دهد. در اصل بايد ويژگيهاي سيستم انتخاب شده راحفظ كرد و بي‌سبب آن را تغيير نداد زيرا سيستم آسيب مي‌بيند. البته شايد برخيتغييرات براي انطباق سيستم با قوانين و سيستمهاي خوب فرهنگي ضروريباشد.

مسئله مهم ديگر، اين است كه استقرار سيستم جامع كامپيوتري نياز بهاعتقاد جمعي دارد و مديريت رده بالا‌ بايد توافق جمعي را به عنوان يك الزام درنظربگيرد. اگر كسي به طور اساسي با استقرار سيستم مخالف است بايد كنار گذاشته شود تااينكه سيستم اجرا شود. بسياري از اشخاص نسبت به اجراي سيستم جديد مقاومت دارند،منافعشان به خطر ميافتد، شغلشان از دست مي‌رود و به هرحال انگيزهاي براي مقاومتدارند. تا آنجا كه ميسر است بايد انگيزه را از بين برد و بعد از آن چاره‌اي جزكنارگذاشتن چنين اشخاصي نيست.

استقرار سيستمهاي پيشرفته كامپيوتري، بسترسازيمي‌خواهد و بايد روي دانش سازمان در پياده سازي سيستم كار شود. در صنعت نفت بهعنوان اولين گام كار ترسيم فرايندها را آغاز كرديم و تعداد زيادي از همكاران راآموزش داديم. در سازماني كه هيچ موقع فرايندها روي كاغذ نيامده بلكه سينه به سينهمنتقل شده بسيار سودمند است كه فرايندهاي كسب وكار موجود روي كاغذ ترسيم شود، البتهبا كمك نرم افزارهايي كه اين كار را به راحتي در حال حاضر انجامميدهند.



بوشهري
چالشهاي فناوري اطلا‌عات را ميتوان در دو سطحبررسي كرد: سطح ملي و سطح بنگاه. در سطح ملي نيازمند داشتن يك برنامه جامع ملي برايتوسعه فناوري اطلا‌عات و ارتباطات هستيم. دستگاههاي متعددي از جمله شوراي عالياطلا‌ع‌رساني با ارائه طرح تكفا دنبال تنظيم برنامه جامع بوده‌اند اما برنامه بايدقانونمند شود، تا نشود از آن تخطي كرد. بايد دست اندركاران فناوري اطلا‌عات وارتباطات، همه مسئولان و به ويژه مسئولا‌ن سطح بالا‌ي نظام باور داشته ‌باشند كهشرط اوليه براي توسعه كشور در هر زمينه اي، استفاده درست از امكانات فناورياطلا‌عات و ارتباطات است.

به علا‌وه، به فرهنگ‌سازي و آشناسازي مردم بافناوري اطلا‌عات نياز داريم. مردم بايد به درستي يادبگيرند همان طور كه از امكاناتيچون آب و برق و ساير تاسيسات زيربنايي در محيط كار و زندگي استفاده مي‌كنند ازفناوري اطلا‌عات و ارتباطات نيز در همه سطوح زندگي بهره ببرند.

نياز بعدي ماتامين زيرساختهاست. دولت بايد در توسعه زيرساختهاي فناوري اطلا‌عات و ارتباطاتسرمايه‌گذاري وسيع انجام دهد و استفاده از آنها را با قيمت ارزان براي همه مردمامكانپذير سازد و به اين موضوع از ديدگاه سود و هزينه نگاه نكند؛ اعم از اين كهاستفاده از امكانات را در اختيار واحدهاي آموزشي قرار دهد يا در اختيار سايركاربردهاي انتفاعي و غيرانتفاعي چه در بخش عمومي و چه در بخش خصوصي.

نيازمهم ديگر، ايجاد يكپارچگي و توسعه موازي در بهره‌برداري از امكانات فناوري اطلا‌عاتدر كشور است. بخشهاي مختلف مستقل از هم وبدون يك راهبرد جامع و مشترك حركت مي‌كنند. داده‌ها در سيستمهاي گوناگون ملي مثل كارت هوشمند سوخت، كارت مالكيت خودرو، كارتملي، اطلا‌عات ثبت احوال، تامين اجتماعي، وزارت دارايي و ماليات، ثبت شركتها و... مشتركات زيادي دارند حال آنكه در شرايط كنوني هركس كار خود را به صورت جزيرهاي وبهطور مستقل انجام مي‌دهد و چندباره‌كاري كه آثار زيانباري دارد، به دفعات رويمي‌دهد.

چالشهاي فناوري اطلا‌عات در سطح بنگاه از سطح ملي زياد جدا نيست. درسطح بنگاه، انتخاب درست امكانات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري بسيار مهم است و اينانتخاب بايد متكي بر شناخت مدير از سازمان خود باشد. مدير بايد نياز سازمان را درستتشخيص بدهد و با توجه به توانمندي و امكانات سازمان، سيستمهاي مناسب و منطبق بانيازها و سازمان را انتخاب كند.

يكي از چالشهاي مهم فراروي دست اندركارانفناوري اطلا‌عات و ارتباطات، پشتيباني قانوني است. در بُعد تهيه قانون، بحث تنها درمحدوده تدوين قانون وتصويب مجلس نيست بلكه تصويب قانون ابتداي كار است و براياستقرار و اجراي مطلوب قوانين در زمينه حمايت از فناوري اطلا‌عات و ارتباطات،اقدامات زيادي بايد انجام گيرد. آموزش همگاني، آموزش خاص و تربيت قضات مسلط برايتشخيص موارد و حمايت از فعاليتهاي فناوري اطلا‌عات و ارتباطات و حتي آموزش و تربيتپليس ويژه و ضابطين اين قوانين بايد در دستور كار باشد. از طرف ديگر، بايد اصولاخلا‌قي و حرفهاي نيز به صورت يك مرامنامه در سطح مجموعه فعالان در حوزه فناورياطلا‌عات و ارتباطات، تدوين و اجرا شود.



طلا‌يي
در ذوب آهناصفهان سيستمهاي اطلا‌عاتي به دليل قديمي بودن شركت هركدام با توجه به نيازهاي زمانخود به وجود آمده بود و بيش از اين پاسخگوي نيازهاي يكپارچه مديريت نبود. مطالعاتمفصلي انجام شد. تجربه شركتهاي مشابه بررسي شد. مقايسه‌هاي گوناگون به عمل آمد. بيشتر صنايع مشابه صنعت ذوب آهن از ئيآر پي استفاده مي‌كردند و براي استقرار آندهها ميليون دلا‌ر خرج كرده بودند.

مديريت شركت با آگاهي كامل از نيازها واطمينان معقول از امكانپذيري استقرار سيستم ئيآر پي، نسخه‌اي از ئيآر پي شركت اراكلرا خريداري و از امكانات آن 17 زيرسيستم را انتخاب كرد: 5 زيرسيستم حسابداري،3زيرسيستم خريد، 4زيرسيستم توليد، 2زيرسيستم فروش و 3زيرسيستم نيرويانساني.

با توجه به شرايط ويژه شركت و اينكه چنين تجربه‌اي درنوع خود دركشور، نخستين شمرده مي شد، تصميم گرفته شد زيرسيستمها بتدريج در معرض بهره‌برداريقرار گيرد و كار ابتدا از زيرسيستمهاي مالي آغاز شود. سيستمهاي مالي 5زيرسيستمحسابهاي دريافتني، حسابهاي پرداختني، داراييهاي ثابت، دفترداري و مديريت نقدينگي راشامل مي‌شد. كار بسيار پيچيده اي بود چرا كه تغييرات بسيار گسترده بود و هم ساختارو هم فرايندها را دربر مي‌گرفت. براي تضمين پيشرفت صحيح كار سازماندهي ويژهاي انجامو تيمهاي مناسب تشكيل شد.

سياست پياده سازي تدريجي گرچه مزاياي زيادي داشتولي در ابتدا زيرسيستمهاي راه اندازي شده از ساير زيرسيستمهايي كه هنوز راه اندازينشده بودند، تغذيه نمي شدند و بنابراين داده ها بايد به صورت دستي تهيه و به سيستمتغذيه ميشد. در ابتدا گستردگي دامنه سيستم و حجم انبوه دادهها و نبود تجربه وآموزشهاي كافي مشكلا‌ت زيادي را در ورود داده ها پديد آورد. همانطور كه اشاره شد،بسترسازي و آماده‌سازي محيط تاثير بسيار زيادي در سرعت و صحت استقرار سيستمدارد.

سياست ديگر اين بود كه از دانش فني و ديدگاه تجاري موجود در سيستمحداكثر استفاده را بكنيم و تا حد امكان بومي‌سازي نكنيم مگر در مــوارد ضـروري. بـراي مثـال فعـاليـت اعتبـارات اسنـادي در زيرسيستمهاي انتخابي وجود نداشت كه بااستفاده از امكانات فرعي سيستم آن را ايجاد كرديم و مشكلي هم نداشتيم. مديريت ارشد،حضور مستقيم در فرايند استقرار داشت و از نظر فني كاملاً مطلع بود و از هدفهايپروژه به شدت پشتيباني و حمايت مي‌كرد. براي اصلا‌ح فرايندهاي موجود و انطباق آنهابا فرايندهاي سيستم از مشاوري استفاده كرديم كه تجربه خوبي در ايران داشت و اوليناست. براي بهبود فرايندها و اصلا‌ح مغا‌يرتهاي اطلا‌عاتي ناشي از فرايندهاي اصلا‌حنشده، گروههاي متعدد تشكيل و به طور شبانه روزي كارشد. با استقرار سيستم كم كممزاياي آن آشكار شد و اطلا‌عاتي به دست آمد كه صرفه‌جويي حاصل از آنها تمامهزينه‌هاي سيستم را توجيه مي‌كرد.

پيشرفت و توسعه به ويژه در خط مقدمنيازمند خطر كردن و تا حدودي تجربه و خطاست. در همه جاي دنيا براي كساني كه درراههاي نوگام مي‌گذارند حمايتهاي زيادي از نظر معنوي و مادي درنظر گرفته مي‌شود چراكه موفقيت در اين زمينه‌ها نوعي سرمايه ملي است. ما متاسفانه نه تنها از حمايتبرخوردار نبوديم بلكه با انواع و اقسام برخوردهاي منفي و اظهار ترديدها روبروشديم.

هنوز مشكلا‌ت زيادي داريم ولي در سرازيري هستيم و با جديت مشغوليم. اين تجربه نتايج مثبت فراواني داشته است؛ حسابداران ما همه صاحب ديدگاه عميقكامپيوتري شده‌اند، پروژه‌هاي زيادي تعريف كرده‌ايم كه همه آنها در جهت حسابداريسنجش مسئوليت است كه در شركت ذوب آهن سابقه نداشته است، و منابع انساني و منابعنقدي شركت با استفاده از سيستمهاي برنامه ريزي، مديريت مي‌شود.

در حال حاضرزيرسيستمهاي مالي، خريد و نيروي انساني به طور كامل مستقر شده است و زيرسيستمهايتوليد و تعميرات مراحل استقرار نهايي را مي‌گذرانند. در پاسخ به اين سئوال كه اگرالان مي خواستيد درباره اين پروژه تصميم بگيريد چه مي‌كرديد، بايد بگويم كه ابتدابه مقدار زياد پيشنيازها، آموزشها و ساختارها را بهبود مي‌داديم و حتماً اين كار رادنبال مي‌كرديم.

به طور خلا‌صه دلا‌يل مهمي بر اي انتخاب و اجراي سيستمهايبرنامه ريزي منابع سازماني وجود دارد كه مهمترين آنها عبارتند از:

دسترسيبموقع به اطلا‌عات صحيح براي تصميمگيري،

اصلا‌ح فرايندها، فرايندسازي واصلا‌ح ساختارهاي سازمان،

شفاف سازي اطلا‌عات و عمليات،

تامينبموقع و با كيفيت نيازهاي مشتريان سازمان،

كاهش بهاي تمام شده و افزايشبهرهوري، و

بهبود جريان موجودي كالا‌ و قطعات و جريان نقدينگيسازمان.

در نهايت با توجه به تجربيات به دست آمده در سازمان ما، براي اجرايصحيح و كامل سيستم برنامه ريزي منابع سازماني، توجه به چند نكته مهم زير ضروري بهنظر مي رسد، از جمله:

پشتيباني موثر و دائمي مديريت عالي سازمان،

انتخاب سيستم مناسب از منابع مناسب،

انتخاب مشاور با تجربه وقوي،

ايجاد فرهنگ لا‌زم براي تغيير در سازمان و وجود تعهد دائمي كاركنان ومديريت براي تغيير ساختارها و فرايندها،

آموزش موثر و مستمر در كليه زمينههاي مرتبط،

پرهيز از بومي سازيهاي وسيع،

تعيين شاخصهاي مختلفمالي و غيرمالي براي كنترل ميزان اثربخشي اجراي سيستم،و

تكيه و اطمينان برتوانايي و تعهد كارشناسان سازمان براي اجرايسيستم.



نظاري
بحث تغيير هميشه دركنار بهره‌برداري از فناورياطلا‌عات و ارتباطات، مطرح است و موضوع را بسيار پيچيده مي‌كند و سئوالا‌ت زيادي رادر مقابل فرايند استقرار قرار ميدهد. طبعاً جواب اين سئوالها از تحليل نيازها بهدست ميآيد. نيازي كه سازمان را به سمت توسعه و بهبود سيستمهاي اطلا‌عاتي ميكشاند،مشخص مي‌كند كه چگونه بايد با تغيير فرايند و ساختار و سازمان برخورد كرد. به عبارتديگر اگر موسسه‌اي به كمك سيستمهاي موجود كار خود را خوب انجام مي‌دهد چه ضرورتيبراي استفاده گسترده تر از فناوري اطلا‌عات دارد؟
اگر موسسه اي با ديدگاهكسب وكار تصميم بگيرد براي پاسخ به نيازهاي خود از سيستمهاي كامپيوتري جديد استفادهكند و اگر در بررسيهاي خود به اين نتيجه رسيد كه راه حل و راهكار آماده‌اي برايپاسخگويي به نيازهاي وي وجود دارد، طبيعي است كه راهي جز اين ندارد كه خود را باراهكار انتخابي تطبيق دهد. به عبارت ديگر حتماً در شاخصهاي انتخاب سيستمهاي جديدارزشمند بودن آنها و قدرت ارزش افزايي آنها درنظر گرفته ميشود.

اما اگرموسسه در بررسيهاي خود به اين تصميم برسد كه سيستمهاي مورد نياز را به صورت سفارشيتامين كند، وضع كاملا‌ً فرق مي‌كند. ابتدا اشاره كنم در اين راه حل، خطر مهمي وجوددارد كه سازنده سيستم ممكن است روشها و ساختارها و سازمان غلط موجود را مبنا قراردهد و آنها را مستحكمتر كند. حتي اگر فرض كنيم با تدبير موسسه، چنين اشتباهي پيشنخواهد آمد بايد درنظر بگيريم كه در شرايط كنوني جهان، محصول، به ويژه محصولنرم‌افزاري، پديده‌اي جهاني است و انباشته از دانش و تجارب گسترده است و چيزي نيستكه هركسي بتواند آن را بسازد و عرضه كند و به عبارت ديگر چرخ را از نو اختراع كند. به هرحال، خلا‌صه بگويم، موسسه بايد مدل كسب و كارش را تحليل كند، مدل كسب و كارمورد انتظار را طراحي كند و بعد براي پركردن فاصله بين اين دو، راهكار پيدا كند.



كاردر همين شرايط خاص صنعت نفت را به عنوان نمونه بيان ميكنم. ما در شرايط كنوني با تهديد تحريم ليسانس نرم افزارهاي خارجي، بيشتر از شركتهايديگر روبرو هستيم. ما اين تهديد را به فرصت تبديل كرده ايم و مشغول ترسيم فرايندهايموجود شدهايم و ساخت ماژولهاي سيستم جامع برنامهريزي منابع بنگاه(ERP) را شروعكردهايم و اگر ما در صنعت نفت موفق شويم قطعاً اين نرم افزار براي ديگر شركتهايبزرگ كشور قابل استفاده و توسعه خواهد بود. البته سعي داريم از ايده و كمك شركتهايخوب و توانمند داخلي در ساخت نرمافزار و همچنين از مشاوران مالي و متخصصان سايررشته ها در ترسيم فرايند كسب و كار مطلوب، كمكبگيريم.



بوشهري
اصولا‌ً انسان در مقابل تغيير مقاومت ميكند. پيشرفت، حاصل تقابل و تعامل نيروهاست. در بحث توسعه فناوري اطلا‌عات در سازمان نيزهمين موضوع مطرح است. توسعه وتغيير يك سري هزينه دارد و اين هنر مديريت است كهچگونه بتواند تغيير را با كمترين هزينه انجام دهد. مدير بايد سازمان را با تغييرمورد نياز هماهنگ سازد، اول در آنها باور ايجاد كند و سپس تغيير را به اجرا بگذارد. در سازمانها براي تغيير، معمولاً يك فرايند تعريف شده وجود ندارد زيرا هر تغييريداراي ابعاد و مشخصات خاص خود است و حركت بـايد براساس آن ابعاد صورت گيرد لذانميتوان يك فرايند يكنواخت و كلي براي همه تغييرات درنظر گرفت.

گاهي ابعادتغيير گسترده است و انجام آن در محيط، دگرگوني و تحول ايجاد مي‌كند. در حقيقت درچنين حالتي سازمان نياز به تحول دارد كه دامنه آن خيلي گستردهتر از تغيير است. بههرحال به نظر من بايد موضوع به موضوع و با دقت بررسي و با آن برخورد شود و در محيط،با اطلاعرساني و تعامل، توافق لا‌زم به وجود آورد والبته گاهي نيز لازم است عواملناسازگار حذف شوند تا تغيير و تحول امكانپذير شود.

به هر حال، استفادهمطلوب از امكانات فناوري اطلا‌عات در محيط حسابداري از اهميت زيادي برخوردار است وآثار مثبت زيادي در اثربخشي و كارايي گزارشگري مالي دارد و توجه بيشتر حرفهحسابداري به اين موضوع ضروري است. از فصلنامه حسابرس به خاطر پرداختن به اين موضوعمهم سپاسگزاريم

شركت شماران سيستم با درك درست نياز سازمانهاي مختلف در لزوم استفاده از فناوري اطلاعات علاوه بر پوشش سيستم‌هاي اطلاعات مديريت در بخش حسابداري ، ساير بخشهاي مختلف كسب و كار را پوشش داده و با ارائه اطلاعات درست و به موقع، سازمان را در بالا بردن بهره وري، كارايي و در نتيجه سودآوري ياري ميكند.

اتخاذ تصميمات به‌موقع و استراتژيك مديريتي سازمان، جز با كنترل و پايش صحيح اطلاعات از طريق يك نظام مالي يكپارچه ميسر نمي‌باشد. برنامه حسابداري شماران سيستم(Accounting Softwaree) اطلاعات مالي تمامي بخش‌هاي سازمان را جمع‌آوري، طبقه‌بندي و ثبت نموده كه به‌دليل وجود يكپارچگي، اطلاعات مالي تمامي نرم‌افزارها از بخش‌هايي نظير خزانه‌داري، بازرگاني، دارايي ثابت، بهاي تمام شده، حقوق و دستمزد و ... در اين نرم‌افزار به‌صورت اتوماتيك ثبت مي‌گردد و برنامه حسابداري امكان دسترسي سريع و لحظه‌اي به اطلاعات و گزارشات مورد نياز را فراهم مي‌نمايد. تهيه صورت‌هاي مالي در پايان هر ماه و ارايه گزارشات مديريتي به‌لحظه از مزاياي نرم‌افزار حسابداري شماران است

منبع:برنامه حسابداري